Problema
Facturile vin pe email, prin e-Factura (SPV), pe hârtie sau ca PDF-uri scanate. Cineva le deschide una câte una, copiază furnizorul, numărul, datele, valorile și TVA-ul în programul de contabilitate, apoi verifică dacă totul se potrivește. La câteva sute de documente pe lună, asta înseamnă zile întregi de muncă repetitivă și greșeli de tastare.
Cum funcționează
- Colectare automată. Documentele sunt preluate dintr-o căsuță de email dedicată, dintr-un folder partajat sau direct din SPV pentru e-Factura.
- Extragere cu AI. Pentru fiecare document se citesc furnizorul, CUI-ul, numărul și data, liniile de produse, totalurile și TVA-ul, inclusiv din PDF-uri scanate. Facturile e-Factura sunt deja în format XML, deci datele se iau direct, fără ghicit.
- Verificare. Totalurile se recalculează, CUI-ul se verifică, duplicatele sunt detectate, iar valorile se pot compara cu comanda sau contractul.
- Introducere în sistem. Datele corecte ajung în programul de contabilitate sau ERP, prin API sau prin fișier de import.
- Excepții la om. Ce nu trece verificările apare într-o listă scurtă pentru aprobare, cu documentul alături.
Ce poate fi automatizat
- facturi de la furnizori, primite pe email sau prin e-Factura;
- bonuri și deconturi;
- contracte: părți, date, valori și termene importante, extrase într-un tabel;
- avize, comenzi și procese-verbale;
- arhivarea documentelor cu denumiri și foldere consecvente.
Un exemplu de calcul
O firmă primește 300 de facturi pe lună. Dacă introducerea și verificarea durează 3 minute pe factură, asta înseamnă 15 ore pe lună de muncă manuală. Cu automatizarea, omul se ocupă doar de excepții, care de obicei sunt o mică parte din documente.
De ce eu
Am peste 9 ani de experiență în dezvoltare software, mare parte în bănci și fintech, unde datele trebuie să fie corecte și verificabile. Construiesc soluții care se leagă de sistemele voastre reale, cu verificări și jurnal pentru fiecare document, nu demo-uri care merg doar în prezentare.